Güvenli e-Belge Nedir?

Güvenli e-Belge, kağıt üzerinde yapılan, teklif, sipariş, sözleşme, kontrat, fatura, irsaliye/irsaliyeli fatura ve dekont gibi işlemlerin, yerel mevzuat ve yasal çerçevede elektronik ortamda, geçerli ve güvenli bir şekilde oluşturulmasıdır.

Neden Güvenli e-Belge?

• Operasyonel verimliliği artırır
• Firmaların rekabetçi yapılarını güçlendirir
• Resmi işlemlerde e-devlet bütünleşmesi sağlar
• Elektronik imza kullanımının artışı ve paralelinde sahip olunan avantajlar sunar

Güvenli e-Belge Yönetimi Nedir?

Günümüzde bilgi ve veri hayatımızın en önemli konularından biri haline gelmiştir. Firmalar arasında bilgi transferinin büyük yararlar sağlayacağı düşünülerek 1987 yılında keşfedilen Elektronik Veri Değişimi (EDI - Electronic Data Interchange), günümüzde çeşitli iletişim teknolojileri aracılığı ile kullanılan bir yapıdır. Aynı zamanda maliyet ve zaman tasarrufu için verilerin depolanmasında; editör destekli optik tarama sistemleri (OCR - Optical character recognition) ve anlamlandırılabilen tarama sistemleri (ICR - Intelligent character recognition) hayatımıza girmiştir. Gerek EDI gerekse OCR veya ICR sistemleri için kurumlar özelinde projelendirmeler yapılmıştır. Kapalı veya açık devre iletişimler için bazı standartlar belirlenmiştir.

Yapılan tüm bu çalışmalar; bilgi ve verinin fiziksel dökümanlarının ortadan kaldırılması amacıyla değil, verinin erişilebilirliği ve yedeklemesi için yapılmış yatırım ve çalışmalardır.

EDI, farklı kuruluşlardaki uygulamalar arasında yapısal veri değişimi olarak tanımlanmaktadır. Bu tanımda yer alan yapısal veri değişimi, EDI'nin iş dünyasında kullanılan kağıt belge değişiminin yerine geçtiği anlamına gelir ve Elektronik Ticaret konusu ile doğrudan ilgilidir. EDI uygulamalarında veri, yapısal bir formatta transfer edilmektedir.

Kullanımı özellikle Avrupa'da yaygın olan elektronik belgeler kullanılmaya başlamıştır. Ancak bu belgeler yine de fiziksel belgelerin yerini tümüyle doldurabilecek nitelik ve niceliğe ulaşamamıştır.

Fiziksel ortamda üretilen geçerli belge standartlarında bir e-belge ve buna paralel bir e-belge standartı oluşturabilmek için gerekli olan araçlar ve süreçler doğru tanımlanmalıdır. Yapılacak çalışmalar esnasında birden fazla teknolojinin veya sistemin birbirine entegre edilmesi gerektiği gibi merkezi veri yapısı için uyumlaştırıcı kompozitörlerin firma veya kişi özelinde kurulması veya implemente edilmesi gerekmektedir.

Yüksek yatırımların geri dönüşlerinde uzun dönem ihtiyacının açığa çıkması firma veya kişilerin bu konuda ilerleyici kararlar almasını engellemektedir. Bu durumda belli bazı kalite ve standartlara dayalı olmadan sistemlerini kurmayı tercih eden kullanıcılar olabilmekte ve bu durumda çok ciddi bir riski üstlenmektedirler. Kullanıcıların üstlendiği "güvenlik" riski, firmanın mevcut ve ileriye dönük stratejik bilgilerinden, kişisel verinin korunabilirliğine kadar birçok noktada açık kapı bırakmakta ve bu sebeple kötü niyetli tehditleri sürekli besler hale gelmektedir.

BelgeTurk; doğası gereği ve iş yapma kültürü ile kullanıcı dostu olduğunu ispatlamasının yanısıra tamamen kurgulanabilir ve ayarlanabilir ürün ağacı ile de yatırımcıların finansal güçlerini yüksek kalemlerle ortaya koymadan hizmet alabilecekleri bir sistem sunmaktadır.

Farklı ortamlarda çalışan uygulama yazılımları arasında belli standartlarda veri aktarılması teknik olarak oldukça basit bir uygulamadır.Tüm yapılacak olan; veri alışverişi yapmak istediğiniz kuruluşla masaya oturarak nasıl bir standartla bilgi aktaracağınızı tartışmak ve bir transfer programı yazmaktır. Ancak, aynı veriyi bir üçüncü kuruluşla paylaşmak istediğiniz zaman konu daha karmaşık bir hale gelmektedir. Çünkü bir önceki kuruluşla belirlemiş olduğunuz standartları bu kuruluşa da uygulatmanız zor olacaktır. Bu tartışmalarda karşılaşılan temel problemler, verinin formatı ve içeriğidir. Veri değişim teknolojisi olan EDI'nın bulunması ile verinin belirli bir formatta aktarılması sağlanmış, böylelikle verinin içeriği de herkes tarafından anlaşılacak bir mesaj yapısına kavuşturulmuştur. Ancak verinin EDI ile standartlaştırılması, verilerin farklı kurumlar için de aynı yöntemle aktarılmasına yol açarak elde edilen faydayı azaltmaktadır. Yetkililer tarafından ıslak bir imza ve kaşe ile onaylanıp iletilen verinin elektronik ortamda da belirli bir zaman damgasıyla ve firmanın belirleyeceği önemli not veya uyarılarla fiziksel ortamdaki görsel unsurları taşıyabilecek şekilde tasarlanması ve uygulanması elzemdir.

Hukuk, vergi ve mevzuat açısından bir belgenin geçerliliğinin denetlenebileceği, gerektiğinde iptal, iade ve düzeltmelerin işletilebileceği, ihtiyaç halinde arşiv, rapor ve denetim mekanizmalarına erişilebileceği bir sistem sunan BelgeTurk şu başlıklarla listelenen yararları sağlamak üzere çalışmalarını sürdürmektedir:

• Kesintisiz ve merkezi erişim
• Hızlı ve doğru veri transferi
• Maliyet ve zaman tasarrufu
• Üretkenliğin ve karlılığın arttırılması
• Etkin raporlama ve denetim yöntemlerinin sağlanması
• Özelleştirilmiş mesaj ve haberleşme yönetimi
• Ticarette rekabet gücünün arttırılması
• Müşteri memnuniyetinin yükseltilmesi